ASSISTANTE ADMINISTRATIVE BILINGUE H/F (LOLA)

Présent depuis plus de 40 ans en Afrique de l’Ouest, notre client accompagne ses clients en Guinée dans tous vos projets : Mines et Carrières, Construction & Infrastructures, Energie et Industrie.

L'assistante administrative qualifiée assure la gestion, l'organisation et le suivi fluide des opérations administratives au sein de la structure. Véritable point de contact interne et externe, elle prend en charge l'accueil, le secrétariat avancé, la tenue des dossiers ainsi que la rédaction et le traitement des communications bilingues (Français / Anglais).

MISSIONS:

Gestion administrative et organisationnelle

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et clients nationaux et internationaux.

• Gérer l'agenda complexe de l'équipe ou de la direction (prise de rendez-vous, organisation de réunions, rappels).

• Organiser les déplacements professionnels (réservations de billets, hôtels, visas, notes de frais).

• Réceptionner, trier, enregistrer et redistribuer le courrier entrant/sortant et les e-mails.

• Classer, archiver et numériser les documents physiques et électroniques de manière rigoureuse.

Communication et compétences linguistiques (Anglais)

• Rédiger, traduire et mettre en forme des courriers, comptes-rendus, notes de synthèse et présentations en français et en anglais.

• Servir d'intermédiaire fluide lors des échanges téléphoniques, visio-conférences ou réunions physiques avec des interlocuteurs anglophones.

• Relire et corriger les documents professionnels bilingues pour en garantir la qualité linguistique et la cohérence.

Suivi opérationnel et financier (Support)

• Préparer les éléments nécessaires à la facturation, effectuer le suivi des règlements et relancer les impayés de premier niveau.

• Gérer les achats de fournitures de bureau et la relation avec les prestataires externes (maintenance, coursier, informatique).

• Assurer la préparation administrative de certains dossiers spécifiques (appels d'offres, contrats, rapports d'activité).

Formation et Expérience:

• Diplôme : Bac+2 / Bac+3 (BTS, Gestion administrative ou équivalent).

• Expérience : 3 à 5 ans d'expérience réussie sur un poste similaire dans un environnement international ou multiculturel.

Compétences:

• Langues: Maitrise du Français et de l'Anglais.

• Bureautique: Maîtrise avancée de la suite Google Workspace / Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

• Outils de Gestion: Pratique des outils collaboratifs (Teams, Zoom,) et idéalement d'un ERP ou logiciel de gestion administrative