RESPONSABLE ADMINISTRATIVE

Acteur clé en Guinée, notre entreprise est spécialisée dans la distribution d'équipements médicaux et industriels. Nous connectons les structures de santé et l’industrie minière aux technologies essentielles de production d'oxygène sur site.

Rattachée à la direction, vous êtes le pilier administratif et financier de l'entreprise. En collaboration étroite avec les équipes terrain et logistiques, vous assurez la gestion rigoureuse du bureau et veillez à la conformité de l'ensemble de nos activités.

MISSIONS:

1. Gestion Administrative et Conformité :

● Prendre en charge et centraliser l'ensemble des tâches administratives transverses nécessaires à la continuité de l'activité.

● Assurer le suivi des dossiers de conformité (permis, licences, documents liés aux douanes et importations en lien avec les services généraux).

● Gérer l'archivage, le classement et la sécurisation des documents officiels et des contrats de l'entreprise.

2. Gestion Financière Courante et Facturation :

● Prendre en charge la gestion et le suivi des paiements courants de l'entreprise.

● Assurer un suivi rigoureux, la planification et le règlement des loyers (bureaux, entrepôts).

● Suivre et honorer à temps les différentes factures d'exploitation (eau, électricité, internet, abonnements divers, etc.) pour éviter toute interruption de service.

● Etre le lien entre l’entreprise et le prestataire chargé de la gestion comptable.

3. Résolution de Problématiques et État d'esprit :

● Culture de la solution : Face aux blocages administratifs ou aux imprévus du quotidien, vous faites preuve d'initiative pour rechercher, proposer et mettre en œuvre des solutions concrètes pour toutes les problématiques qui vous seront confiées.

● Faire preuve d'une grande polyvalence pour soutenir l'organisation générale du bureau et faciliter le travail des équipes de terrain.

Formation et Langues :

● Niveau d'études : Diplôme de niveau Bac+3 minimum en Gestion Administrative, Secrétariat de Direction, Gestion des Entreprises ou domaine similaire.

● Niveau d'anglais : Anglais standard exigé (lu, écrit, parlé) pour échanger par e-mail et coordonner des informations de base avec nos fournisseurs ou partenaires internationaux.

● Outils (Maîtrise des outils informatiques de base (Excel, Word, emails).

Compétences et qualités requises :

● Rigueur et organisation : Capacité à gérer de front les échéances financières (factures, loyers) et le suivi administratif sans commettre d'oublis.

● Intégrité et discrétion : Profil d'une honnêteté irréprochable, amenée à manipuler des flux financiers et des informations confidentielles.

● Excellente adaptabilité et proactivité : Capacité à réagir vite face à un problème administratif complexe et à ne pas rester bloquée devant l'imprévu.

● Excellent relationnel : Aptitude à échanger avec fermeté et diplomatie avec les fournisseurs, les bailleurs et les administrations publiques guinéennes.