CHEF DE RECEPTION H/F

Dans le cadre du renforcement de ses équipes, notre client, évoluant dans le secteur medical, recrute un Chef de Réception.

Sous la responsabilité et le contrôle du Responsable Commercial, et conformément aux règlements et procédures de l'entreprise, le Chef de Réception planifie et coordonne toutes les activités de la Réception, des chauffeurs et des gardiens/brancardiers.

Principales responsabilités

RESPONSABILITÉS DE SERVICE ET DE PRODUCTION

Le Responsable de l'Accueil s'assure du bon accueil des patients, de leur arrivée jusqu'à leur départ :

• Entretient des relations avec les patients particuliers, les sociétés et les assurances locales

• Est disponible à tout moment pour traiter les problèmes ou plaintes des patients et des partenaires

• Veille à ce que les appels téléphoniques entrants et sortants soient traités rapidement et courtoisement

• S'assure que les rendez-vous et réservations sont correctement enregistrés et finalisés avant toute absence

• Veille à la tenue vestimentaire professionnelle du personnel de réception

• Supervise l'admission des patients, l'attribution des numéros de passage et les prises en charge selon les procédures de la clinique

• S'assure que les demandes, messages et réservations sont traités efficacement et avec courtoisie

• Contrôle l'état des espaces communs et salles d'attente, en coordination avec les autres départements

• Veille à l'accessibilité permanente de l'entrée pour ambulances, voitures et taxis

• Effectue des contrôles réguliers de l'accueil, du hall d'attente et des espaces de réception, et s'assure que les réparations ou rénovations nécessaires sont réalisées sans délai.

RESPONSABILITÉS ADMINISTRATIVES ET LÉGALES

Le Responsable de l'Accueil veille au respect des procédures internes :

• S'assure que les procédures d'enregistrement sont strictement respectées et que les coordonnées de facturation sont obtenues pour chaque patient

• Garantit la transmission des rapports et documents administratifs dans les délais

• Assure une veille juridique et sectorielle, propose des améliorations et reste informé des évolutions légales du secteur

MANAGEMENT DE L'ÉQUIPE ET COORDINATION INTERSERVICES

• Établit la liste de présence et les plannings du personnel de l'accueil, des chauffeurs et des gardiens/brancardiers, en étroite collaboration avec la Coordinatrice Générale de la clinique

• Conduit des évaluations régulières avec tous les employés, identifie les axes de développement et les besoins en formation, et veille à ce que ces formations soient effectivement réalisées

• Circule régulièrement dans tout le département, en maintenant un haut niveau de communication avec les patients, le corps médical et le personnel

• S'assure que la formation continue est effective, respecte le planning et les normes définies par l'entreprise

• Participe aux réunions du Comité de Direction (CODIR) et organise des réunions régulières dans son département avec ses équipes

• Assure la coordination et la représentation de la Réception auprès des autres services et de la Direction

• Garantit une communication efficace entre le personnel de l'accueil et les autres services (par exemple le Service Hôtelier)

• Entretient de bonnes relations avec les chefs de service et les autres départements

• En étroite collaboration avec le Responsable du Service Hôtelier et la Coordinatrice Générale, veille à offrir les meilleures conditions d'accueil et d'hébergement des patients, en adaptant si nécessaire les conditions tarifaires et en optimisant le taux d'occupation des chambres d'hospitalisation

GESTION ÉCONOMIQUE

En collaboration avec la Coordinatrice Générale, le Responsable de l'Accueil :

• Veille à la bonne imputation des frais sur les factures des patients et à leur mise à jour

• S'assure du respect strict des procédures de contrôle du crédit et des limites de facturation

• Vérifie l'équilibre quotidien des comptes

• Prépare et soumet les budgets du département, ainsi que leurs mises à jour

SÉCURITÉ, HYGIÈNE ET ENVIRONNEMENT

En collaboration avec le Responsable du Service Hôtelier et la Coordinatrice Générale, le Chef de Réception :

• Veille à la propreté et au rangement des espaces publics dépendant de l'accueil

• Garantit la sécurité maximale dans tous les secteurs sous sa responsabilité

• Encourage les pratiques respectueuses de l'environnement : réduction de l'usage du papier, mise en veille des équipements électriques, gestion responsable des consommations

Compétences requises:

Formation initiale

• Formation en gestion administrative/accueil (BTS, école spécialisée) et expérience de 2 à 5 ans dans un poste similaire.

Compétences et aptitudes personnelles:

• Maîtrise d'un logiciel de gestion hospitalière / de dossiers patients

• Anglais opérationnel

• Sens du service et amabilité

• Aptitudes managériales

• Capacité à former et talent pédagogique

• Bonne élocution

• Réactivité, adaptabilité et dynamisme