ASSISTANTE DE DIRECTION

Notre client est un acteur établi et reconnu dans son secteur d’activité, en pleine phase de structuration et de développement. Dans le cadre du renforcement de son équipe de direction, il recherche une Assistante de Direction rigoureuse, polyvalente et dotée d’un excellent sens du service, capable d’assurer un appui opérationnel de haut niveau à la Direction Générale.

1. Gestion de l'agenda et organisation

• Gérer et optimiser l’agenda du/de la Directeur(rice) Général(e) : rendez-vous, réunions, échéances et priorités

• Organiser les déplacements professionnels : réservations (billets, hôtels, transferts), visas et notes de frais

• Anticiper les conflits d’agenda et proposer des solutions d’arbitrage adaptées

• Gérer le courrier entrant et sortant (physique et électronique) avec rigueur et réactivité

2. Communication et  Rédaction

• Rédiger des courriers officiels, notes internes, rapports de direction et comptes rendus de réunions

• Préparer des supports de présentation (PowerPoint, dossiers) pour les instances de direction

• Être l’interface entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes (partenaires, clients, autorités)

• Filtrer les appels téléphoniques et gérer les demandes d’audience avec discernement

3. Coordination et suivi opérationnel

• Assurer le suivi des décisions prises en réunion et relancer les responsables concernés

• Coordonner les échanges entre les différents départements pour le compte de la direction

• Préparer et organiser les réunions de direction : convocations, ordre du jour, procès-verbaux et suivi

• Contribuer à la gestion de projets transverses selon les instructions de la direction

4. Gestion documentaire et confidentialité

• Classer, archiver et sécuriser l’ensemble des documents stratégiques et dossiers confidentiels

• Maintenir un système de classement rigoureux, accessible et à jour en permanence

• Veiller à la stricte confidentialité des informations sensibles auxquelles le poste donne accès

• Gérer les contrats, conventions et documents juridiques courants en lien avec les services compétents

Formation et expérience

• Bac+2 minimum (BTS Assistant(e) de Direction, Management des Organisations) — Bac+3/5 apprécié

• Expérience de 2 à 5 ans minimum sur un poste d’Assistant(e) de Direction ou de Manager

• Expérience auprès d’une Direction Générale ou d’un exécutif confirmé fortement appréciée

Qualités indispensables

• Discrétion et loyauté absolues — accès permanent à des informations hautement confidentielles

• Rigueur et sens de l’organisation — capacité à gérer plusieurs priorités simultanément

• Excellentes qualités rédactionnelles en français : orthographe irréprochable, style professionnel 

• Proactivité et autonomie — capacité à anticiper les besoins de la direction sans attendre d’être sollicité(e)

• Aisance relationnelle et sens du protocole — excellente présentation

• Résistance au stress et flexibilité — le poste peut impliquer des horaires étendus selon l’activité

• Maîtrise parfaite du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et des outils numériques