ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET FINANCIER(E)

Notre client active dans le secteur des télécommunications et de l'audio visuel recherche une Assistante Administrative et Financière.

L'Assistant(e) Administratif(ve) a pour mission d'accompagner le Directeur Administratif et Financier dans l'organisation et le suivi des activités administratives du département, afin d'optimiser la gestion des dossiers, des contrats et des processus administratifs.

Activités principales

• Assurer le suivi administratif des demandes du Département Administratif et Financier.

• Faire circuler et suivre les parapheurs pour validation et signature.

• Initier et suivre les paniers du département dans l'outil NOA.

• Assurer le classement, le traitement et le suivi des courriers entrants et sortants de la Direction Administrative et Financière.

• Assurer la gestion administrative des contrats (baux, contrats de prestations, contrats de distribution, etc.).

• Assurer l'interface avec les équipes Finance pour le traitement des demandes et le contrôle de la conformité des dossiers.

• Assurer l'archivage physique et numérique des contrats et documents importants.

• Tenir à jour les bases de données et tableaux de suivi des contrats.

• Veiller au respect des procédures internes de gestion documentaire et administrative.

• Produire tout reporting administratif demandé par la Direction Administrative et Financière.

Expérience et Formation

• Licence en secrétariat de direction, gestion administrative, droit, école de commerce.

• Maîtrise de Microsoft Office (365) : Word, Excel, PowerPoint, Outlook

Compétences

• Bonne maîtrise des techniques de secrétariat.

• Bonne connaissance des méthodes de classement, d'archivage et de gestion documentaire.

• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft Word, Excel et PowerPoint.

• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers.

• Excellentes capacités rédactionnelles.

• Connaissance des outils collaboratifs et des logiciels de gestion administrative.

• La connaissance de l'outil NOA constitue un atout.

Qualités Requises

• Excellente présentation professionnelle.

• Très bonne maîtrise de l'expression orale et écrite.

• Disponibilité, autonomie et forte capacité d'adaptation.

• Sens de l'organisation, méthode et rigueur.

• Respect de la confidentialité et des procédures internes.

• Sens des responsabilités et de la qualité du service.

• Respect des délais et gestion efficace des priorités.

• Excellentes qualités relationnelles : écoute, diplomatie, patience et discrétion.

• Esprit d'équipe et sens de la collaboration.