ADMINISTRATEUR PERMIS H/F (MINE)

Trust Africa recrute un.e Administrateur Permis H/F pour un projet d’ingénierie et de construction minière en Guinée.

OBJECTIFS DU POSTE

L'Administrateur des Permis est principalement responsable de la gestion des aspects financiers liés au
permitting, incluant le suivi du budget, le contrôle des dépenses et la garantie de la conformité aux
procédures internes. Il/elle est également chargé(e) de la coordination de la planification des voyages des
missionnaires sur les sites, en collaboration avec les coordinateurs de sites, les conseillers seniors et
l’équipe permitting. Enfin, ce poste inclut également la gestion des aspects administratifs et logistiques,
en garantissant un suivi rigoureux des coûts, des approbations nécessaires et de la documentation
réglementaire pour assurer une bonne gestion des missions et des opérations liées au permitting.

RESPONSABILITES

Suivi Financier :

• Suivre les dépenses effectuées sur le budget du permitting et produire un rapport hebdomadaire pour le Senior Manager afin de permettre un suivi rapproché des dépenses par rapport à ce qui était planifié.
• Assurer la gestion des demandes d’approbation des dépenses, le suivi des budgets alloués et la gestion des perdiems.
• Collecter tous les justificatifs des dépenses effectuées et en assurer la communication au département finances.

Planification des Voyages :

• Coordonner la planification et l’organisation des voyages sur site des missionnaires avec les coordinateurs de sites et les conseillers seniors.
• Organiser les réservations de transport, d’hébergement et les autres besoins logistiques en respectant les délais et les contraintes opérationnelles.

Gestion des Approvals et Documents :

• Suivre les demandes d’approbation et veiller à la mise à jour de la documentation réglementaire nécessaire pour le permitting.
• Utiliser des outils comme DocuSign pour obtenir les signatures nécessaires aux documents administratifs.

Coordination Interne :

• Coordonner la relation entre les besoins de l’équipe permitting et certains départements internes comme les Approvisionnements, la Logistique, et le département Ethics & Compliance.
• Assurer l’obtention des équipements de protection individuelle (EPI) nécessaires pour les missionnaires sur les sites.

Suivi des Documents Administratifs :

• Assurer le classement et l'archivage des dossiers relatifs au permitting dans le respect des normes internes et des procédures de l’entreprise.
• Maintenir un système de gestion documentaire à jour, en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient correctement archivés.

Support Administratif Général :

• Gérer tous les aspects administratifs internes relatifs au permitting, en soutenant l’équipe dans la préparation des documents, la gestion des demandes d’approbation, et la mise à jour des dossiers de manière efficace.

Utilisation des Outils Internes :

• Maîtriser les outils informatiques nécessaires à la gestion des tâches administratives (Word, Excel), ainsi que les outils internes comme Proactis, SAP, DocuSign, etc.

COMPETENCES & QUALIFICATIONS

Diplôme : Bac+2 minimum en administration, gestion, logistique, ou dans un domaine connexe.
Expérience : Expérience antérieure dans un poste administratif ou logistique, idéalement dans
l’industrie minière ou un environnement similaire.
Compétences organisationnelles : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à respecter les
délais et à prioriser efficacement.
Compétences en communication : Excellentes compétences en communication orale et écrite pour
interagir avec diverses parties prenantes.
Maîtrise des outils informatiques : Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des
logiciels internes (Proactifs, SAP, DocuSign, etc.).
Autonomie et rigueur : Capacité à travailler de manière autonome tout en respectant les procédures
internes et en garantissant une gestion rigoureuse des processus.