GESTIONNAIRE DE CONTRATS DE SOUS-TRAITANCE (SENIOR SUBCONTRACTS MANAGER) H/F (Mine, BTP et Transport)

Nous sommes à la recherche d'un Gestionnaire de Contrats de Sous-traitance (Senior Subcontracts Manager) H/F pour le compte de notre partenaire évoluant dans le secteur minier, BTP et Transport

Le Responsable Principal des Sous-Contrats est chargé de la gestion des sous-contrats dans le cadre des projets, y compris les tâches d’administration des contrats, au siège de l'entreprise à Conakry, Guinée.

Responsabilités et autorité spécifiques :

Le Responsable des Sous-Contrats a la responsabilité et l’autorité nécessaires pour accomplir les tâches suivantes :

2. Responsabilités et attributions clés

Responsabilités générales :

• Élaborer les procédures de gestion des sous-contrats, incluant notamment la procédure d’administration des contrats.

• Développer différents modèles de documents standards, y compris les conditions générales et particulières de contrat (équipements, travaux, biens et services).

• Veiller à ce que toutes les activités soient réalisées dans les délais, conformément au calendrier du projet et au plan de contractualisation.

• Maintenir une liaison étroite avec les membres de l’équipe projet pour collecter ou partager les informations nécessaires.

• Assurer le respect strict des pratiques officielles et la confidentialité en toutes circonstances.

• Fournir des rapports réguliers au Responsable des Achats de Projets et à d’autres membres de l’équipe projet selon les besoins.

Responsabilités spécifiques :

• Examiner les dossiers d’appel d’offres préparés par l’acheteur conformément au plan de contractualisation.

• Analyser les questions contractuelles reçues pendant la période d’appel d’offres et formuler des commentaires.

• Participer, si nécessaire, aux négociations préalables à l’attribution avec les soumissionnaires présélectionnés.

• Préparer et soumettre les documents contractuels pour signature.

• Assurer la transmission des documents et informations pertinentes du dossier de l’acheteur vers les fichiers du contrat.

• Administrer les contrats après leur attribution, notamment :

  • Organiser les réunions de lancement et de suivi avec les contractants et consigner toutes les décisions.

  • S’assurer que toutes les assurances, garanties et autres exigences de pré-mobilisation sont en place avant le démarrage des travaux.

  • Vérifier que toutes les obligations du client (fournitures, équipements, utilités) sont remplies dans les délais.

  • S’assurer que le contractant livre tous les éléments requis : programmes, rapports, plans, spécifications, manuels, etc.

  • Obtenir du contractant les détails et échéances de soumission des documents afin d’assurer un bon suivi documentaire.

3. Compétences requises

Le poste implique notamment :

• Mettre en place et maintenir un système d’archivage contractuel conforme aux procédures.

• Examiner les certifications de paiements conformément aux procédures.

• Gérer l’approbation et l’émission des avenants contractuels.

• Rédiger les procès-verbaux des réunions hebdomadaires avec les contractants.

• Mettre à jour les bases de données contractuelles (avancement, conformité, variations).

• Créer et maintenir un registre complet par contrat incluant : assurances, garanties, demandes de dérogation, réclamations, correspondances, ordres de modification, etc.

• Participer à la clôture des contrats, à la délivrance des certificats d’achèvement et à la remise des dossiers aux opérations.

4. Indicateurs de performance (KPI)

• Développer les modèles de contrats couvrant tous les types de contrats (objectif 2025 : 10 modèles clés soumis et approuvés).

• Revoir et améliorer les procédures et outils de gestion contractuelle (objectif 2025 : procédures complètes pour les 5 principaux projets).

• Présenter les enseignements tirés chaque trimestre pour améliorer la performance (objectif 2025 : 100 % des réclamations documentées avec plans d’atténuation et actions correctives).

5. Interactions clés

• Rend compte au Responsable des Achats de Projets.

• Travaille en collaboration avec les équipes Ingénierie, Achats, Construction, Contrôle de projet, Qualité et HSE.

• Maintient des relations cordiales avec les clients et les contractants selon les politiques de l’entreprise.

• Interagit avec les fournisseurs locaux et internationaux, le service Finance & Comptabilité, et la Direction Générale.

6. Compétences techniques, qualifications et expérience

• Excellente maîtrise informatique (Microsoft Excel, Word, PowerPoint, Outlook, etc.).

• Bonne connaissance des achats, du commerce et de l’analyse des coûts.

• Excellentes compétences en communication, négociation et leadership.

• Expérience confirmée dans un service contrats dans les secteurs minier, construction ou industriel.

• Aptitude à s’adapter à des charges de travail fluctuantes.

• Bon sens analytique, rigueur, et grande attention aux détails.

• Connaissance approfondie des pratiques contractuelles locales et internationales.

• Diplôme universitaire (BAC +3 minimum) en Achats, Logistique, Supply Chain Management, Commerce International, Administration des Affaires ou domaine connexe.

• Expérience significative (au moins 10 ans) à un poste similaire de Responsable des Contrats Senior.

• Permis de conduire guinéen ou international valide.

• Bilingue français–anglais, à l’oral comme à l’écrit.

• Excellentes compétences interpersonnelles et en gestion d’équipe.

• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs tâches simultanément.

• Solides compétences en organisation, documentation et gestion du temps.

• Capacité à prendre des décisions rapides et à communiquer efficacement entre les départements.

• Esprit d’équipe, autonomie, flexibilité et disponibilité.

7. Santé, Sécurité et Environnement (HSE)

• Se conformer aux politiques, procédures et lois HSE établies par le Groupe en Guinée.

• Contribuer activement à la mise en œuvre des initiatives de sécurité sur site.

• Montrer l’exemple en matière de leadership en sécurité.

• Veiller à un environnement de travail sûr pour soi, ses collègues et les communautés locales.

• Signaler et corriger immédiatement tout acte ou condition dangereuse, incident ou manquement à la sécurité.

• Participer activement aux réunions HSE du site