OIM RECRUTE : PROCUREMENT AND LOGISTICS ASSISTANT H/F

Numero de Reference : SVN 2023-010
Titre du poste : Procurement and Logistics Assistant
Lieu d’affectation : Mamou, Guinee
Classification : G-5
Type d’affectation : Contrat Spécial à Courte Durée Gradé, Six (06) Mois avec possibilité de prolongation
Date de début estimée : Dès que possible
Date limite/Clôture : 24 Aout 2023
Créée en 1951, l'OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et, en tant que principale agence des Nations Unies dans le domaine de la migration, elle travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L'OIM a pour mission de promouvoir des migrations humaines et ordonnées dans l'intérêt de tous. Pour cela, elle offre des services et prodigue des conseils aux gouvernements et aux migrants.
Contexte:
L’Organisation Internationale pour les Migrations en Guinée met en œuvre plusieurs projets tous différents dans leur approche et l’Unité Achat and Logistique joue un rôle clé pour assurer le suivi et l’inventaire des biens mobiliers et immobiliers mis à disposition et contrôle interne.

Fonctions principales / Responsabilités
Sous la supervision directe du Responsable du chef du sous- bureau, et sous la supervision générale du chargé Responsable des achats et Logistique, l’assistant achat et logistique, en accord avec les procédures et réglementations de l’OIM, aura les responsabilités suivantes
1. ACHATS
1. Effectuer les achats de biens et services (équipements, fournitures, matériels et mobiliers etc... requis par projets/programme/ bureau
2. Soutenir la planification des achats en vue de l’élaboration d’une stratégie générale et de méthodes applicables à la passation des marchés ;
3. Soutenir la réalisation d’études de marché dans le but de recenser les fournisseurs potentiels en vue de la constitution d’une base des données des fournisseurs
4. Recevoir et examiner les demandes (PRs) pour la clarté des spécifications, obtenir des informations supplémentaires si nécessaire et assurer la liaison avec les départements utilisateurs et, si nécessaire, confirmer que les ressources budgétaires nécessaires existent avec l’Unité des finances ;
5. Après avoir reçu une demande d’achat approuvée (PR), préparer les demandes de cotations et les envoyer aux fournisseurs en respectant les règles de l’OIM selon qu’il s’agit d’une consultation restreinte ou d’un appel d’offre publique
6. Obtenir les devis et effectuer les comparaisons nécessaires pour sélectionner les meilleures offres et élaborer les bons de commande ;
Préparer les bons de commande / contrats et s’assurer qu’ils reçoivent les approbations requises auprès du gestionnaire du projet/ programme, RMO, COM et le MSCU/ MAC si besoin ;
7. S’assurer des livraisons en temps opportun pour toutes les commandes passées en faisant le suivi avec les fournisseurs jusqu’à la destination finale ;
8. Vérifier toutes les fournitures livrées et s’assurer qu’elles sont appropriées et conformes aux
spécifications requises, comme indiqué dans le bon de commande ;
9. Procéder à un premier examen des factures des fournisseurs pour assurer la conformité avec les bons de commande / contrats et les biens / travaux / services reçus et faire un suivi auprès de l’unité des finances pour s’assurer de leurs paiements à temps et de la clôture du dossier ;
10. S’assurer que les fournisseurs de biens et prestataires de service sont payes dans le délai de 30 jours après réception et acceptation des factures par l’OIM.
11. Assister et contribuer à l’évaluation annuelle des performances des fournisseurs ;
12. Appui à l’analyse et la gestion des risques dans le processus d’achat à partir de la planification ;
13. Rechercher et mettre en place une base de données de fournisseurs et prestataires dans la zone
14. Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.
2. GESTION DE LA FLOTTE DES VEHICULES, LES ENGINS ROULANTS, LES GENERATEURS, LES ACTIFS ET
OPERATIONS
1. Superviser les chauffeurs sur site et planifier les déplacements des véhicules de bureau.
2. Veiller à ce que tous les véhicules du bureau soient entretenus conformément aux procédures standard de gestion du parc automobile de l'OIM.
3. Rationaliser et contrôler les achats de carburant à l'aide de cartes de carburant pour tous les véhicule et engins roulants sur site.
4. Garantir la disponibilité du parc automobile pour répondre à toutes les demandes en programmant, en prévoyant et en examinant les demandes de déplacement sur le terrain.
5. Maintenir ses connaissances et utiliser toutes les informations relatives à la flotte pour prévoir les nouveaux besoins logistiques.
6. Assurer le contrôle et l'inventaire de tous les actifs de la mission sur le site de Mamou.
7. Responsable de l'entretien de tous les bâtiments du bureau national (’entretien (électricité, plomberie, menuiserie du Bureau)
3. RAPPORTAGE MENSEUL
1. Fournir de façon mensuel le rapport des approvisionnent (Status Open PR, PO)
2. Superviser l'entretien des vehicules et Veiller à ce que des rapports périodiques sur la consommation de carburant, le transport, plan l'entretien et les réparations soient régulièrement transmis.
3. Fournir à l’Asset Manager une liste mise à jour de la liste de tous les actifs sur site
4. Fournir la liste des besoins sur site.
Qualifications et expérience requises :
Education

• Être titulaire d’un diplôme d’études en Gestion ou Achats expériences professionnelle pertinente ; ou
• Avoir au moins trois (03) ans d'expérience professionnelle pertinente dans la gestion des achats et
• des contrats ; de préférence dans un contexte humanitaire ;

Experience

• Bonne connaissance pratique et expérience des opérations internationales de la chaîne d’approvisionnement ; et les règles et règlements clés des bailleurs de fonds institutionnels
• Expérience de travail avec une organisation internationale ou autre institution de coopération internationale un atout ;
• Très bonne maîtrise de l’informatique et en particulier d’Excel et la maitrise du ERP SAP est atout
• Connaissance des procédures d’achats du systèmes des Nations Unies est un atout,

COMPÉTENCES

• Interfaces avec les unités et les départements de l'OIM afin d'extraire les informations pertinentes
• Communique de manière claire et cohérente
• Applique efficacement des connaissances spécialisées dans le domaine de la finance
• Collabore efficacement avec les vendeurs et les prestataires de services dans le respect des procédures de l'OIM afin d'obtenir des solutions rentables et de qualité pour l'OIM.

Langues

• Pour tous les candidats, la maîtrise du français est requise (à l'oral et à l'écrit).
• La connaissance de l’Anglais sera un atout.

Les universités accréditées sont celles qui figurent dans la base de données mondiale de l'UNESCO sur
l'enseignement supérieur (https://whed.net/home.php).
Compétences requises:
Il est attendu du titulaire qu'il fasse preuve des valeurs et des compétences suivantes :
Valeurs - Tous les membres du personnel de l'OIM doivent respecter ces cinq valeurs et en faire preuve :
• Inclusion et respect de la diversité : Respecte et promeut les différences individuelles et culturelles. Encourage la diversité et l'inclusion.
• Intégrité et transparence : Maintain des normes éthiques élevées et agit de manière cohérente avec les principes, les règles et les normes de conduite de l'organisation.
• Professionalisme : Démontre une capacité à travailler de manière posée, compétente et engagée et fait preuve de discernement pour relever les défis quotidiens.
• Courage : Démontre la volonté de prendre position sur des questions importantes.
• Empathie : Fait preuve de compassion envers les autres, fait en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement.
Compétences de Base – – Indicateurs comportementaux – Niveau 1
• Travail d'équipe : Développe et promeut une collaboration efficace au sein des unités et entre elles afin d'atteindre des objectifs communs et d'optimiser les résultats.
• Produire des résultats : Produit et fournit des résultats de qualité dans un souci de service et de respect des délais. Orienté vers l'action et engagé à atteindre les résultats convenus.
• Gérer et partager les connaissances : Cherche en permanence à apprendre, à partager ses
connaissances et à innover.
• Responsabilité : S'approprie la réalisation des priorités de l'organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et du travail qui lui est délégué.
• Communication : Encourage une communication claire et ouverte et y contribue. Explique des questions complexes de manière informative, inspirante et motivante.
Le cadre de compétences de l'OIM est disponible sur ce lien
https://www.iom.int/sites/default/files/about-iom/iom_revised_competency_framework_external.p df
Les compétences seront évaluées lors d'un entretien basé sur les compétences.

Autres
Toute offre en rapport à cet avis de vacance est sujette à la confirmation du financement.
L’embauche sera soumise à une certification que le candidat est apte pour l’emploi envisagé et à la vérification du statut de résident, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant.
Seuls les candidats résidants, soit dans le pays du lieu d'affectation, soit dans un pays voisin situé à proximité du lieu d'affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, la résidence légale dans le pays du lieu d'affectation, ou dans le pays voisin situé à proximité du lieu de travail, et le permis de travail, selon le cas, sont indispensables pour occuper ce poste.
Les postes vacants sont clôturés à 23 h 59, heure locale Conakry, Guinee à la date de clôture respective.
Aucune candidature tardive ne sera acceptée.
Comment postuler :
Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature par message électronique à l’adresse
HRrecruitmentunit@iom.int au plus tard le 24 Aout 2023 tout en précisant en objet le numéro de référence du poste SVN 2023-010 avec Titre du Poste
Seuls (es) les candidats (es) présélectionnés (es) seront contactés (es).
Période d’annonce :
Du 11-Aout-2023 au 24-Aout-2023
Pas de frais : L'OIM ne demande aucun frais à aucune étape de son processus de recrutement (candidature, entretien,
traitement, formation ou autres frais). L'OIM ne demande aucune information relative aux comptes bancaires.