ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F (Agence de Voyage)

L’Assistante Administrative assure la gestion et le suivi des dossiers administratifs liés aux expatriés accompagnés par l’Agence de voyage. Elle est l’interface entre les clients, les partenaires et les administrations, et veille à la conformité et au bon déroulement des démarches administratives avant, pendant et après le départ à l’étranger.

Activités et responsabilités

Gestion administrative des dossiers expatriés

• Constituer, vérifier et mettre à jour les dossiers administratifs des expatriés
• Gérer les formalités liées aux visas, permis de travail, titres de séjour, assurances et documents de voyage
• Assurer le suivi des échéances administratives et relancer les clients si nécessaire
• Classer et archiver les documents (format papier et numérique)

Relation clients et partenaires

• Accueillir, informer et accompagner les expatriés dans leurs démarches
• Répondre aux demandes par téléphone, email ou en agence
• Coordonner les échanges avec les ambassades, consulats, administrations et prestataires externes
• Assurer un suivi personnalisé des dossiers clients

Support administratif général

• Rédiger des courriers, emails et documents administratifs
• Mettre à jour les bases de données clients
• Participer à l’amélioration des procédures internes
• Apporter un soutien administratif à l’équipe de l’agence

Profil recherché

Formation

• Bac+2 (administration, gestion, tourisme, assistanat ou équivalent)

Expérience

• Expérience souhaitée sur un poste administratif
• Une expérience dans le secteur du voyage, de la mobilité internationale ou de l’expatriation est un atout

Compétences

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, outils de gestion)
• Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités
• Très bon niveau de communication écrite et orale
• La maîtrise de l’anglais est un atout.
• Avoir un permis de conduire.

Qualités personnelles

• Rigueur et sens du détail
• Discrétion
• Autonomie et esprit d’équipe