I. Position Information

Position title

Executive Assistant

Position grade

G-5

Duty station

Conakry-Guinée

Position number

TBD

Job family

Migration

Organizational unit

Administration

Is this a Regional, HQ, MAC, PAC, Liaison Office or Country Office based position?

Country Office

Position rated on

16 Sept 2022

Reports directly to

Chief of Mission

Overall supervision by

Chief of Mission

Number of Direct Reports

Not applicable

Type de contrat

One Year Fixed Term, with possibility of renewal

II. CONTEXTE ORGANISATIONNEL ET COUVERTURE

L’Organisation Internationale pour les Migrations (OIM) est une agence des Nations Unies en charge des questions migratoires. L’OIM croit fermement que les migrations s’effectuant en bon ordre et dans le respect de la dignité humaine sont bénéfiques pour les migrants et pour les sociétés.

En Guinée, l’OIM assiste dans plusieurs domaines parmi lesquels figure en bonne place l’assistance et la protection des migrants de retour vulnérables et leurs communautés d’origine afin de lutter contre la migration irrégulière qui touche à plein fouet cette couche et les oblige à emprunter la voie de migration irrégulière avec toutes les risques et malheurs.

C’est dans ce cadre que l’OIM guinée recrute un(e) assistant(e) exécutif de la cheffe de mission. En effet, l’assistant(e) exécutif devra avoir une compréhension extensive de l'organisation, de ses acteurs internes comme externes, ainsi que de ses objectifs et de sa mission.

III. TACHES ET RESPONSABILITES

Sous la supervision hiérarchique et générale de la Cheffe de Mission (CdM), dans le cadre des activités de la mission de l’OIM en Guinée, l’assistant(e) exécutif sera responsable des tâches suivantes :

• Fournir le soutien administratif nécessaire au bureau de l’OIM Guinée, permettant à la Cheffe de Mission de tirer le meilleur parti de son temps sur le leadership stratégique ;

Servir de point de contact principal pour les parties prenantes internes et externes sur les questions relatives à la mission ;

• Soutenir la Cheffe de Mission dans la planification inter-organisationnelle, y compris le suivi des initiatives inter-organisationnelles, des rassemblements et des réunions de coordination avec des ordres du jour établis et le suivi des actions ;
• Aider à garantir le fonctionnement harmonieux et efficace du bureau en tant que liaison principale, engager et informer toutes les parties prenantes, concevoir des systèmes de travail efficaces dans le maintien des calendriers, la préparation les réunions, le suivis, et le classement des notes en conséquence ;
• Gérer les affaires administratives quotidiennes de la mission, y compris le calendrier de la cheffe de mission ; la planification de tous les rendez-vous / engagements et fournir des rappels pour les principaux suivis.
• Préparer des présentations, des notes d'information et des résumés de réunions pour le management ;
• Elaboration des procès-verbaux des réunions et suivi des actions ;
• Organiser et gérer les préparatifs de voyage (nationaux et internationaux) ;
• Servir de liaison avec les départements, organisations, bureaux gouvernementaux et autres parties prenantes ;
• D'autres tâches qui correspondent globalement aux principales contributions ci-dessus telles qu'attribuées.

V. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES

Education

• Avoir un diplôme universitaire supérieur en relation internationale, communication ou science sociales et avoir 2 à 3 ans d’expérience pertinent au poste.

EXPERIENCES

• Avoir une expérience opérationnelle et sur le terrain des questions liées aux réfugiés et à la migration.
• Connaissance approfondie des outils électroniques AMADEUS, MIMOSA, I-Gator et SIMA ;
• Expérience l’organisation logistique des retours des migrants,
• Expérience dans les questions liées à la migration de réfugiés, l'élaboration de projets et la liaison avec les autorités gouvernementales et diplomatiques ainsi qu'avec les institutions internationales et les ONG.

SKILLS

Le/la candidat (e) doit démontrer les compétences suivantes :

• Excellentes compétences rédactionnelles et analytiques ;
• Solides compétences interpersonnelles et aptitude à la communication interculturelle.
• Capacité de travailler sous pression
• Savoir interagir avec tous les niveaux de personnel, y compris le personnel des sous -bureaux et de la région.
• Surmonter les obstacles en utilisant des pratiques éthiques
• Excellente organisation, souci du détail et contrôle de la qualité, compétences avancées en gestion du temps, capacité à effectuer plusieurs tâches et à établir des priorités dans un environnement en évolution rapide.
• Avoir une bonne connaissance des procédures administrative locale
• Connaissance approfondie des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint etc.)
• Respect du secret professionnel et de garantie de la confidentialité
• Protection des données du migrant,

VI. LANGUES

Obligatoire

Français (courant)

Anglais (avancé)

La maitrise des langues nationales (Poular, malinké, soussou) est un atout

IV. COMPETENCES/APTITUDES

Le titulaire doit faire preuve des compétences techniques et comportementales suivantes :

Valeurs

• Inclusion et respect de la diversité : respecte et favorise les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l'inclusion chaque fois que possible.
• Intégrité et transparence : maintien des normes éthiques élevées et agit en conformité avec les principes / règles de l'organisation et les normes de conduite.
• Professionnalisme : démontre sa capacité à travailler de manière composée, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour faire face aux défis quotidiens.

Compétences essentielles - Indicateurs de comportement

• Travail d’équipe : développe et favorise une collaboration efficace au sein des unités et entre celles-ci pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.
• Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité de manière opportune et axée sur le service ; est orienté vers l'action et engagé à atteindre les résultats convenus.
• Gérer et partager les connaissances : cherche continuellement à apprendre, à partager des connaissances et à innover.
• Responsabilité : assume la responsabilité de la réalisation des priorités de l’Organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué.
• Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Aptitudes Techniques

• Avoir des capacités réelles de gestion d’équipe, notamment avec les autres Agences du Système et les Partenaires ;